Ontdek hoe we een complexe CRM-migratie van PerfectView naar HubSpot hebben uitgevoerd en welke lessen we ervan hebben geleerd.
Bij De Schoolschrijver hebben we met veel enthousiasme een complexe en uitdagende implementatie van HubSpot gerealiseerd, waarbij de datamigratie vanuit PerfectView een belangrijke rol speelde. Dit project was door de omvang een unieke kans om onze ervaring met datamigratie uit PerfectView CRM verder uit te breiden. Ben je benieuwd naar hoe deze expeditie verliep? Lees hier verder over de Schoolschrijver case.
Bij de PerfectView migratie kwamen flink wat uitdagingen aan het licht. Vooral door de complexiteit van de objecten en data. We stonden voor de taak om meer dan 40 Excel-bestanden, elk met unieke ID’s, nauwkeurig aan elkaar te koppelen. Dit was een zorgvuldig proces waarin geen detail over het hoofd gezien mocht worden. Van contactinformatie en interactiegeschiedenis tot persoonlijke aantekeningen – alles moest met precisie en behoud van onderlinge verbanden naar HubSpot worden overgezet.
De structuur van PerfectView kan op het eerste gezicht overweldigend lijken door de complexiteit van de data. Met een wirwar aan Excel-bestanden, elk voorzien van unieke ID’s die zorgvuldig aan elkaar zijn gekoppeld, lijkt het een uitdagende puzzel.
Twee sleutelbestanden vormen de kern van deze puzzel: 'alle organisaties' en 'alle personen'. Deze bestanden bevatten een schat aan informatie, variërend van contactgegevens en interactiegeschiedenis tot verkoopkansen, activiteiten, leads en klantinformatie, allemaal gekoppeld via relatie-ID’s.
Voor de migratie zijn meerdere stappen doorlopen om het zo zorgvuldig mogelijk uit te voeren.
Allereerst duiken we diep in PerfectView waar de structuur van de data in de database wordt bekeken met als doel om een volledig inzicht te krijgen in de beschikbare data.
Vervolgens gaan we aan de slag met de data-extractie. We exporteren de complete database van PerfectView naar Excel, waarbij elk detail wordt meegenomen. Een data export kan elke week worden uitgevoerd. Het wordt ook aangeraden om dit regelmatig te doen zodat je met de meest recente data aan de slag gaat.
Neem de tijd en schrijf het op: Bij de data-analyse is het belangrijk om de tijd te nemen om echt te begrijpen hoe alle informatie, in de verschillende Excel bestanden, met elkaar verbonden is. Welke gegevens zijn essentieel? Alles is vastgelegd op een MIRO-bord, waardoor we een duidelijk en georganiseerd overzicht krijgen van de data. Deze stap is als het leggen van een puzzel, waarbij elk stukje precies past.
Van Excel naar HubSpot import bestand: Als de structuur van de data en de verbindingen duidelijk zijn is het tijd voor het maken van de importbestanden in Excel. Hierin wordt alle relevante informatie die in de vorige stap is geïdentificeerd verzameld. Het importeren van de data in HubSpot is de meest spannende mijlpaal tijdens een data migratie omdat er veel fout kan gaan. Het is daarom belangrijk om eerst een testimport uit te voeren met een fractie van de data. Dit moment biedt de kans om de theorie in praktijk te brengen en te controleren of alles goed staat. Vervolgens, als deze testfase vlekkeloos verloopt, zetten we met vertrouwen de stap naar de volledige import.
Valideer de import: Tot slot is de validatie na elke import een essentiële stap. We controleren zorgvuldig of alles correct is overgezet. Dit doen we met aandacht en zorg, want we willen zeker weten dat de import succesvol is afgerond.
Input bepaalt de output: Een belangrijk leerpunt deze keer was om nog scherper te zijn op de datakwaliteit. Veel data en relaties leken onvindbaar. De oorzaak lag uiteindelijk aan het feit dat bijvoorbeeld klanten nog op ‘lead’ stonden en afgeronde verkoopkansen nog op ‘offerte’ waren blijven staan. Waarmee een klant in een heel andere ‘bak (lees Excel file) zat dan verwacht.
Zo schoon mogelijke data maakt een datamigratie een stuk eenvoudiger en snellen. Maar we weten dat helemaal schoon een utopie is. We weten nu in ieder geval waar we de data moeten zoeken als we die kwijt zijn.
Naslag houden: Ondanks nauwkeurigheid en zuiverheid bij de migratie van PerfectView naar HubSpot is het goed om de Excels en ook een ‘read-only’ functie op Perfect View te houden. Er is altijd wel een situatie waarbij het handig is om nog iets te kunnen naslaan in Perfect View of de Excel bestanden.
Ben je benieuwd naar hoe deze expeditie verliep? Lees hier verder over onze case bij De Schoolschrijver.